Comment créer un bon tableau de suivi de votre activité ?

Un tableau de suivi, tableau de bord ou encore dashboard est un outil vous permettant de suivre toutes vos activités (résultat, suivi et exploration des données,…). En tout, il doit contenir tous vos indicateurs KPI avec leurs objectifs. L’objectif étant de vous permettre d’analyser l’ensemble de ces indicateurs afin de prendre une décision, et d’améliorer les résultats de votre équipe. En tout, de piloter une activité. Pour cela, l’élaboration de ce tableau de suivi d’activité doit être prise très au sérieux. Cela pourrait même prendre beaucoup de temps, mais il en vaut la peine.

Connaître les différents types de tableau de suivi

Pour pouvoir établir un bon tableau de suivi, il faut définir le type de tableau qu’il vous faut.

Un tableau de bord pour un pilotage opérationnel : dans ce cadre, il doit vous permettre de suivre l’avancée de chaque tâche opérationnelle (nombre de prospects converti, taux de rupture de stock, taux de travail traité, etc.).

Un tableau de suivi pour un pilotage stratégique : ce dernier doit contenir toutes informations sur les activités en général. Il est donc réservé au comité de direction et aux actionnaires.

Un tableau de bord pour analyser les données : au lieu d’inscrire des données synthétiques ou opérationnelles, il contribue à la compréhension des chiffres. Il permet ainsi la recherche des causes de chaque résultat (en positif ou négatif).

Les étapes d’élaboration du tableau

Pour obtenir un tableau de suivi d’activité pertinent, les étapes suivantes sont proposées. D’abord, il faut définir le contenu tel le but du tableau, les différents objectifs et les indicateurs clés (indicateurs d’activité et de résultats). Idem pour l’organisation de la hiérarchie de pilotage et les fréquences de mises à jour. Après cela, il faut déterminer la solution technique dont le support à utiliser, le moyen de livraison aux destinataires et les sources de données (comment collecter les données ?).

Ce sont les éléments de préparation. Quant au tableau de bord lui-même, il faut établir aussi une bonne structure pour présenter les informations. Vous pouvez dans ce cas regrouper les indicateurs par objectif avec des différentes sections, ou par niveau de détail ou encore par lien de causalité. Il vous faut ensuite déterminer la bonne graphique avec les bonnes couleurs.

Un bon tableau de bord dans son ensemble

Pour que le tableau de suivi d’activité soit jugé « bon », quelques points sont essentiels. Premièrement, il y a des destinataires. Il est donc important de les impliquer davantage dans la conception de ce tableau et la sélection des indicateurs. L’utilisation est de ce fait plus facile, et les résultats plus pertinents. L’idée est de les faire participer, non pas de les dicter ce qu’il faut faire. Toutefois, le tableau ne doit contenir que les mesures essentielles. Le deuxième point est donc de leur communiquer les limites à respecter dans le tableau.

Ensuite, les données mentionnées doivent être vérifiées, attestées et lisibles. Confirmé avec tous les participants, il ne doit plus avoir de contestation. Ainsi, vous disposerez des indicateurs précis, permettant la prise de décision.

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